'/%3E%3C/svg%3E){kind=small}
يربط سير العمل (workflow) عدة إجراءات بين برامجكم: تصل المعلومة، يتم معالجتها، نقلها ومتابعتها دون الحاجة لإعادة إدخال البيانات. أنتم تحددون القواعد؛ ويقوم نظام الأتمتة بتطبيقها، وتنبيهكم عند حدوث أي أمر خارج النطاق المحدد.
كيفية تداول المعلومات
لنأخذ حالة شائعة: طلب عرض سعر. إليكم ما يمكن لسير العمل (workflow) تولي إدارته، وأين يظل التدخل البشري ضرورياً.
- 1الطلبنموذج، بريد إلكتروني أو WhatsApp
- 2إعداد عرض السعرمستند يتم إنشاؤه بناءً على نماذجكم
- ✓المصادقةمراجعة واعتماد من قبل الشخص المسؤول
- 3الإرسالإلى العميل، مع نسخة في الـ CRM
- 4المتابعةتذكير في حال عدم الرد بعد 5 أيام
ثلاثة مستويات للمشروع
نقطة البداية الجيدة تكون دائماً هي الأبسط تقريباً. ثم نقوم بالتوسع بمجرد أن يبدأ سير العمل الأول في التشغيل.
مشروع بسيط
محفز واحد، إجراء واحد أو إجراءان، وأداة وجهة واحدة.
مثال على آلية العمل: نموذج من الموقع ينشئ سطراً في جدول البيانات الخاص بك ويرسل إشعاراً بالاستلام.
مثالي لـ اختبار المنهجية بناءً على حاجة محددة.
مشروع متعدد الأدوات
تطبيقات متعددة مترابطة، شروط، ومرحلة مصادقة.
مثال على آلية العمل: طلب تجارة إلكترونية يقوم بتحديث المخزون، إنشاء الفاتورة، إخطار قسم اللوجستيات، وتسجيل العميل في الـ CRM.
مثالي لـ إلغاء تكرار إدخال البيانات بين الأقسام.
مشروع متقدم
معالجة المستندات، قواعد عمل معقدة، وتدخل نموذج AI للقراءة أو التصنيف.
مثال على آلية العمل: يتم قراءة فواتير الموردين المستلمة عبر البريد الإلكتروني، ومراجعتها، والمصادقة عليها من قبل شخص مختص، ثم تصديرها إلى المحاسبة.
مشروع مخصص بعد دراسة الجدوى.
أدواتكم، كما هي
تتوفر منصات الأتمتة على موصلات جاهزة للاستخدام لمعظم الأدوات الشائعة: تطبيقات المراسلة، التقويمات، الجداول البيانات، CRM، الفوترة، التجارة الإلكترونية، وتخزين الملفات. وعندما يتوفر الموصل، تكون عملية الإعداد سريعة.
وفي حال عدم توفره، نقوم بفحص واجهة برمجة التطبيقات (API) الخاصة بالبرنامج قبل تقديم عرض السعر. وهنا تبرز ثلاث حالات: إما أن تكون الـ API مفتوحة وموثقة فنستخدمها؛ أو تكون محدودة فنخبركم بما هو ممكن؛ أو تكون غير موجودة، وعندها نقترح بديلاً — مثل التصدير الدوري، أو الإدخال المساعد، أو تغيير الأداة إذا رغبتم في ذلك.
نحن لا نبتكر اتصالات غير موجودة، ولا نعد بتكامل تقني قبل التحقق منه.
من التشخيص إلى التشغيل
بناءً على عرض سعر، بعد دراسة مسار عملكم
ما يتم تقديره مالياً: تحديد النطاق، بناء سير العمل (workflow)، الاختبارات، التوثيق، والتدريب على الاستخدام. أما المتابعة فتقدم بشكل منفصل.
العوامل المؤثرة في الميزانية: عدد الأدوات المراد ربطها، توفر الموصلات (connectors) من عدمه، تعقيد القواعد، حجم البيانات المعالجة، وعدد نقاط التحقق.
غير مشمول إلا إذا ذكر في عرض السعر: تراخيص المنصات والأدوات الخارجية، الاستضافة، تكلفة نماذج AI، وتطوير API في حال عدم توفرها لدى المزود.
الأسئلة الشائعة حول workflows
يعتمد ذلك على عدد الأدوات ومدى توفر الموصلات. يتم تنفيذ المشروع البسيط في غضون بضعة أيام عمل بعد تحديد النطاق؛ أما المشروع الذي يتضمن أدوات متعددة فيتطلب المزيد من الاختبارات. يتم تحديد المهلة الزمنية في عرض السعر بمجرد معرفة نطاق العمل.
يكتشف سير العمل (workflow) الفشل، ويتوقف بشكل سليم ويقوم بتنبيهكم. لا يتم فقدان أي شيء: حيث يتم إعادة تشغيل العمليات المعلقة بمجرد استعادة الأداة. يتطلب تغيير الأداة تكيفاً، وهو أمر مدرج في المتابعة أو يتم تسعيره بشكل منفصل.
تم تصميم القواعد البسيطة — العتبات، المستلمين، والنصوص — لتكون قابلة للتعديل من قبل فرقكم بعد مرحلة التشغيل. أما التعديلات الهيكلية فتتم من خلالنا أو من خلال شخص مؤهل لديكم.
يقوم بتطبيق القواعد التي حددتموها. وبالنسبة لأي إجراء يترتب عليه التزام من الشركة، فإننا نوصي بضرورة وجود مراجعة بشرية، وهو ما نقوم بتفعيله بشكل افتراضي. ويمكنكم تخفيف هذه الإجراءات لاحقاً بمجرد بناء الثقة.
بأي عملية نبدأ؟
العودة إلى نظرة عامة على الذكاء الاصطناعي والأتمتة. هل هناك سير عمل يؤثر على خوادمك أو شبكتك؟ تضمن خدمة infogérance IT لدينا استمرارية البنية التحتية التي تستضيفه.